SLIK KOMMER DU I GANG MED NYE KS KOMPLETT

Innholdsfortegnelse

• 💜 Innledning – To hoveddeler i nye KS Komplett
• 📌 Oversikt over ny struktur
• 🖥️ Dashboard – alt på ett sted
• 🔍 Velg kunde – rask kundeoversikt
• 🗺️ Nytt Kom i gang med Systemkart (beta)
• ✏️ Interaktive veiledere og online redigering
• 💡 Tips til effektiv bruk
• ❓ Har du spørsmål eller forslag til forbedring?

---

💜Innledning – To hoveddeler i nye KS Komplett

I den oppdaterte versjonen av KS Komplett er det nå et tydelig skille mellom innhold som gjelder internt for regnskapsforetaket og innhold som gjelder arbeidet med kundene. Systemet består derfor av to hoveddeler, basert på hvem innholdet er rettet mot:

• Regnskapsforetaket selv
• Kundene

Når du arbeider i kontekst av eget regnskapsforetak, vises foretakets egen meny og eget dashboard. Når du derimot arbeider med en kunde, får du tilgang til et eget kundedashboard og en kundespesifikk meny.

Denne tydelige todelingen er en viktig nyhet for deg som bruker, og er samtidig et bærende element i hele løsningen.

---

📌 Oversikt over ny struktur

Her er hovedområdene i KS Komplett:

🔸 Venstre menyfelt

• Inneholder alle kjente maler, veiledere og rutiner.
• Menyen er gruppert etter arbeidsområder:
• Administrativt: Interne rutiner og drift.
• Kvalitet: Risikostyring, kvalitetsstyring og anti-hvitvasking.
• Hjelpemidler: Skjemaer og verktøy for regnskapsførsel.
• Dokumentarkiv: Oversikt over lagrede dokumenter.

🔸 Toppmeny

• Brukerinformasjon og utlogging oppe til høyre
• Til venstre i toppmenyen kan du navigere tilbake eller bytte regnskapsforetak.

🔸 Midtseksjon (Arbeidsområde)

• Viser valgt innhold som Dashboard, veiledere eller dokumenter.
• Her foregår den praktiske jobben med dokumentene.

---

🖥️ Dashboard – alt på ett sted

• Dashboardet er din nye startside med rask tilgang til snarveier, dokumenter og veiledere i arbeid.
• Hurtigknapper gir enkel tilgang til funksjoner som opprettelse av dokumenter, kundevalg og maler.
• I seksjonen «Veiledere i arbeid» kan du åpne en veileder ved å klikke direkte på navnet. Alternativt kan du høyreklikke eller bruke trepunktsmenyen («…») for å enten gjenoppta arbeidet eller slette veilederen.

---

🔍 Velg kunde – rask kundeoversikt

• Bruk «Velg kunde» for effektiv navigasjon mellom kunder.
• Etter valg av kunde, får du opp kundespesifikk informasjon og veilederoversikt.

🔹 I «Kundeoversikt» får du rask tilgang til dine kunder, med flere nyttige funksjoner:

• Søkefunksjon 🔎: Finn raskt kunden ved å søke på kundenavn, organisasjonsnummer eller oppdragsansvarlig.
• Endre oppdragsansvarlig ✏️: Klikk på «Endre oppdragsansvarlig» for å justere hvem som er ansvarlig for kunden.
• Legg til kunde ➕: Legg raskt til nye kunder direkte fra oversikten.
• Valg av oppdragsansvarlig 👤: Velg ønsket oppdragsansvarlig fra rullegardinmenyen for å filtrere kundelisten.

🔹 🗂️Kundedashboard – oversikt og strukturert arbeidsflyt per kunde

På det kundespesifikke dashboardet får du samlet oversikt over oppdrag, veiledere og viktige dokumenter knyttet til den valgte kunden:

• Hurtigknapper gir deg rask tilgang til opprettelse av nye dokumenter, kundens veiledere og dokumentarkiv.
• «Veiledere i arbeid» viser aktive veiledere med status, ansvarlig og dato for siste endring.

🔹 Venstremeny – Klar kategorisering av veiledere og maler

Venstremenyen deler kundeoppdraget inn i logiske områder:

• Om kunden: Generell kundeinformasjon.
• Om oppdraget: Avtaler, fullmakter og forståelse av virksomheten.
• Oppdragsutførelse: Rutiner, kvalitetssikring og rapportering.
• Anti-hvitvasking: Maler spesifisert på nærings- eller privatkunde.
• For oppdragsansvarlig: Planlegging og kvalitetskontroll
• Dokumentarkiv: Kundens dokumenter

Bruk menyen til enkelt å navigere mellom oppgaveområdene, og raskt finne riktige veiledere eller maler for kundearbeidet.

🗑️ Dersom du ønsker å slette en tidligere kunde

Dette kan kun gjøres av den som er registrert som oppdragsansvarlig i systemet. For å slette:

1. Velg kunden.
2. Gå til fanen "Om kunden".
3. Velg “Slett” øverst til høyre og bekreft handlingen.

📌 Viktig: Selv om kunden er inaktiv eller avsluttet, må relevant dokumentasjon oppbevares i henhold til arkivplikt. Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i 5 år, mens sekundærdokumentasjon skal oppbevares i 3,5 år fra avslutningstidspunktet. Vi anbefaler derfor å sjekke interne retningslinjer og gjeldende lovverk før sletting.

---

🗺️Kom i gang med Systemkart (beta)

Systemkart er en visuell oversikt over hvilke systemer kunden bruker og hvordan de henger sammen. Det viser:

• Hvilke systemer sender eller mottar data
• Om dataoverføringen skjer automatisk eller manuelt
• Hvilken vei informasjonen går

Dette gjør det enklere å forstå kundens digitale landskap, spesielt for nye medarbeidere på oppdraget eller når revisor og andre kontrollører skal sette seg inn i oppdraget.

🔹 Slik finner du systemkartet

Naviger til: Kunde → Om oppdraget → Systemkart (beta)

🔹 Symbolforklaringer

• tiplede linjerS betyr manuell overføring.
• Heltrukne linjer betyr automatisk overføring.
• Pilene viser retning: om systemet mottar eller sender data.

🔹 Slik bruker du systemkartet

• Klikk på “Symbolforklaringer” øverst til venstre for å se hva symbolene betyr.
• Klikk “+ Opprett kjernesystem” for å legge inn første system. (Vi anbefaler at dette er systemet med flest tilkoblinger til andre systemer, typisk bokføringssystemet.)
• Klikk “+ Opprett systemobjekt” for å legge til et nytt system.
• Dra systemboksene for å plassere dem der du vil.
• Klikk på + mellom systemene for å lage en kobling.
• Klikk på treprikkmenyen (⋯) for å redigere, slette eller gå til systemside.

NB: Du kan maks ha 30 systemobjekter.

🔹 Velg eller opprett et kjernesystem

Når du legger til et system i systemkartet, begynner du med å velge hvilket kjernesystem det gjelder.

Listen inneholder flere kjente økonomisystemer, scroll gjerne ned for å finne det som passer kunden.

NB:

1. Dersom systemet ikke finnes i listen, kan du opprette et eget system ved å klikke på “+ Opprett systemobjekt” øverst i listen.
2. Det er ikke mulig å slette et kjernesystem, men du kan fortsatt redigere navn, beskrivelse og lenken.

🔹 Legg til systemobjekt

• Fyll inn navn, kort og lang beskrivelse.
• Skriv inn nettstedet til systemet.
• Logoen hentes automatisk hvis den finnes.
• Klikk “Opprett systemobjekt”.

🔹 Opprett kobling mellom systemboksene

1. Velg hvilket system du kobler til.
2. Velg type overføring: Manuell eller Automatisk.
3. Kryss av for om det gjelder motta, sende, eller begge deler.
4. Klikk “Opprett kobling”.

🔹 Klikk på treprikkmenyen (⋯) øverst i systemboksen for å:

• Lage en ny kobling
• Redigere kobling
• Redigere system
• Gå til systemets side
• Slette kobling eller system

💡 Tips: Bruk systemkartet som en levende oversikt over kundens digitale systemer. Det gjør det enklere å forstå helheten, og finne forbedringsmuligheter.

---

✏️ Interaktive veiledere og online redigering

Malene har blitt interaktive veiledere hvor du kan fylle inn direkte i systemet.

🔸 Steg 1 – Finn riktig veileder eller mal:

• Bruk venstremenyen eller søkefeltet øverst for raskt å finne ønsket veileder eller mal.

🔸 Steg 2 – Start utfylling:

• Klikk på ønsket veileder eller mal for å åpne den.
• Følg instruksjonene og fyll ut nødvendig informasjon steg for steg.

🔸 Steg 3 – Lagre og fullfør:

• Underveis kan du lagre arbeidet. Veilederen vises deretter i seksjonen «Veiledere i arbeid» med statusen «Utfylling påbegynt».
• Når du er ferdig, lagre dokumentet som aktivt, last ned eller send det på e-post direkte fra KS Komplett.

Online redigering av dokumenter

I KS Komplett kan du nå enkelt redigere dokumenter direkte i nettleseren:

• Endre tekst og formatering raskt uten å måtte laste ned dokumentet.
• Klikk på «Lagre endringer» for å beholde dine justeringer.
• Angre eventuelle endringer med knappen «Forkast endringer».
• Last ned dokumentet i Word-format via «Last ned valgt Word-fil».

---

💡 Tips til effektiv bruk:

• Benytt Dashboardet aktivt for rask tilgang.
• Bruk «Velg kunde» for en ryddig oversikt.
• Bruk søkefeltet for å finne frem til veiledere eller maler raskt og effektivt.
• Utforsk venstremenyen og lær deg den nye logiske strukturen.
• Bruk systemkartet som en levende oversikt over kundens digitale systemer. Det gjør det enklere å forstå helheten, og finne forbedringsmuligheter.

---

❓Har du spørsmål eller forslag til forbedring?

• Kontakt gjerne vår support ved spørsmål. Vi er her for å hjelpe deg! 🚀✨
• Vi setter stor pris på tilbakemeldinger fra dere – ta gjerne kontakt med oss her for å bidra til å forbedre verktøyet.